オンライン会議で参加者に話してもらうには？

2020年4月16日リモートワークリモートワーク, オンライン会議

いつもオフライン（対面）でやっていたミーティングやワークショップなどが、すべて ZOOM や Skype などを使ったオンラインになってしまいました。

特に年次に差があるチームや、普段から口数の少ない人がいたりすると、対面でも積極的に話してもらうには苦労します。いわんやリモートをや。余計口数が減ってしまうんですね。

オンラインミーティングで話すことはなぜ難しいのでしょうか。その理由と対策をまとめました。

口数が減る理由

一人暮らし×リモートだと話す機会がほぼない

コロナによる外出自粛でずっと部屋にいる人も多いと思いますが、それが一人暮らしだとどうなるか。

オンライン会議で自発的に喋らない限り、ほとんど声を出す機会がないのです。それがずっと続けば、発声しようという気もより一層起きなくなってしまいます。

一人しか喋れない

例えるなら、対面はステレオ、オンラインはモノラル。

対面の場合は、自分の耳でどっちからの声かというのを判別できますし、聖徳太子ではありませんが、ある程度の人数であれば聞き分けることができます。

しかしオンライン会議で複数人が同時に話してしまうと、声が混じって何を言っているのかを聞き分けるのがとても難しくなります。

そうすると、この現象を恐れた参加者の中で、空気を読むゲームが開始されてしまいます。そして空気を読みすぎて、発話する機会をどんどん失っていきます。

タイムラグ

さらにネットワークの遅延により、タイムラグが発生します。するとどうなるか。

「〜ですよね」という問いかけに対して、反応が返ってくるのが遅れてしまいます。つまりこの反応を待つことにより、対面での会話よりも、単位時間あたりに議論できる会話の数がどんどん減っていくということです。

さらには、反応が遅いからと続けて話してしまうと、反応を返した人と声が重なってしまい、両者が止まってしまう、というこれまた恐い現象が発生します。これが起きてしまうと、先ほどのように待つよりも、余計に長い時間掛かってしまうのです。

口数を減らさないために

口数を減らさないためには、どうすればいいのか。対策は大きく分けて3つあると思います。

• カメラ・マイクを常にONにする
• 対面以上に長い時間反応を待つ
• コミュニケーションを取るハードルを下げる

カメラ・マイクを常にONにする

メイクをしていない、部屋をみられたくないと言う理由で、カメラをOFFにする人はたくさんいると思います。また、マイクがOFFになっているということは、「基本的に自分は話さなくていい」という認識を持っているということになるんですよね。

しかし、カメラとマイクをONにすることで、相手に安心感を与えられるということを忘れてはいけません。私も正直カメラONはやりたくないですが（笑）、もう諦めて毎回ONにするようにしています。これは相手にとって話しやすくするために必要なんですよね。だって、顔の見えない人に話すって、難しいですもん・・・。それにカメラを通してみられていることによって、参加しないといけないという意識も働きます。

ただし、マイクOFFにした方がいい場面もあります。例えば一方的に情報伝達する場合などは、他の人の雑音が入ると邪魔になりますよね。

会議の特性に合わせて、マイクのON/OFFを切り替えましょう。

対面以上に長い時間反応を待つ

タイムラグや一人しか喋れないという制約から、「恐い現象」を避けたいという意識が生まれてしまいます。これに対して心掛けるべきは、待つこと。単位時間あたりに議論できる会話の数は減ってしまいますが、「恐い現象」が起こるよりは断然いいと思います。

それに、待つことで参加者に「話さないといけない」と思ってもらうのも大事なのです。沈黙は恐いですが、そこでどんどん話してしまうと、「あぁ私は話さなくてもいい」と思ってしまうんですよね。ファシリテーターは特に、いつも以上に情報量が少ない中で、いつも以上に雰囲気を感じ取って、喋りすぎないということが大事になります。（そもそも、ファシリテーターは自分が喋るのではなく、喋らせるのがお仕事ですしね）

それでも被ってしまった場合は、「〇〇さん先にどうぞ」と言って発話を促します。誰が喋ったかを認識するためにも、ビデオがONだと分かりやすいですね。画面共有をしていて顔が見えない場合は、デュアルディスプレイにして片方に顔の映っている画面を表示させるのがおすすめです。

コミュニケーションを取るハードルを下げる

タイムラグや一人しか喋れないという制約から生まれる「恐い現象」を避けたいという意識が生まれると、どんどんコミュニケーションのハードルが上がっていきます。しかも話す機会がないとなおさらです。

まずは、オンラインのツールに慣れるところから始めて、せめてチャット機能などで気楽に発言できるような場を作れたら、発声のタイミングが分からない場合にでも意見を聞くことができます。会話の区切れでそのチャットに流れたコメントを拾い、直接書いた本人に向けて質問を投げてみれば、確実に会話を発生させることができるでしょう。

そしてできれば、普段の会議から一人１日１回は声を出す機会を設けて、話すことを当たり前にすることが大事です。

これら２つを手軽に行うためには、会議の初めにアイスブレイクを実施こともおすすめします。

次回は、オンラインでできるアイスブレイクについてまとめていきたいと思います！